Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 14 augustus 2026

Deze privacyverklaring beschrijft hoe Cijfera (“wij”, “ons”) persoonsgegevens verwerkt in verband met de dienst Cijfera (“Cijfera” of “de Dienst”). Wij verkopen je gegevens niet.

1. Wie wij zijn

Verwerkingsverantwoordelijke voor account- en gebruikersgegevens:

Cijfera
Postadres: Keurenplein 41 Unit C4920, 1069 CD Amsterdam
KvK-nummer: 93315708
E-mail: privacy@cijfera.nl

Meer over het bedrijf: Over Cijfera.

Voor de persoonsgegevens van jouw klanten, leveranciers en overige administratiegegevens die jij in Cijfera opslaat of laat verwerken, ben jij in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke. Cijfera treedt daarbij op als verwerker en verwerkt die gegevens uitsluitend ten behoeve van het leveren van de Dienst.

2. Welke gegevens wij verwerken

Account- en authenticatiegegevens

Naam en e-mailadres
Wachtwoord (uitsluitend als hash; nooit in leesbare vorm)
Optionele tweefactorauthenticatie (TOTP-geheim en back-upcodes)
Optionele passkeys (WebAuthn): publieke sleutel, credential-ID en apparaatmetadata om wachtwoordloos inloggen mogelijk te maken
Optionele inloglinks per e-mail (tijdelijke tokens, beperkt geldig)
Laatst gebruikte inlogmethode (cookie op je apparaat, voor een snellere login-ervaring)
E-mailverificatie- en wachtwoordresetgegevens
Bij inloggen via Google of Microsoft: basisprofielgegevens die die provider deelt (zoals naam, e-mailadres en profielfoto), plus een technische koppeling (provider-ID) om je account te herkennen

Organisatie- en bedrijfsgegevens

Bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-identificatienummer, IBAN, adres, telefoonnummer, logo en factuurinstellingen
Teamleden, rollen (eigenaar, beheerder, accountant) en uitnodigingen

Administratie- en bedrijfsinhoud

Klant- en contactgegevens (naam, adres, e-mail, KvK, btw-nummer, notities)
Facturen, offertes, terugkerende facturen, creditnota’s, betalingsregistraties en bijbehorende pdf’s/bijlagen
Uitgaven, bonnen/pdf’s en categorisering
Documenten in het archief en audit-/gebeurtenislogs

Technische en beveiligingsgegevens

Sessiegegevens, waaronder IP-adres en user-agent, en actieve-organisatiecontext
Beveiligings- en gebruiksgegevens die nodig zijn om de Dienst te laten functioneren
Cloudflare Turnstile-gegevens bij registratie, inloglink, wachtwoord-reset en demo-start (fraudepreventie)

Communicatie

E-mails die wij namens jou of aan jou versturen (bijvoorbeeld facturen, offertes, herinneringen, digests en accountberichten)
Gegevens die jij deelt via een publieke factuurlink of klantportaal (zonder account), zoals factuurnummer, bedragen en jouw bedrijfsgegevens

3. Doelen en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Uitvoering van de overeenkomst — accountbeheer, leveren van boekhoud- en facturatiefuncties, teamtoegang, exportmogelijkheden
Gerechtvaardigd belang — beveiliging, fraudepreventie, storingsanalyse en productverbetering (zonder trackingcookies of advertentieprofielen)
Wettelijke verplichting — waar van toepassing, bijvoorbeeld medewerking aan bewaarplichten of verzoeken van bevoegde autoriteiten
Toestemming — waar de wet dat vereist of waar wij je uitdrukkelijk om toestemming vragen

4. Derden en verwerkers

Voor het leveren van de Dienst maken wij gebruik van dienstverleners. Belangrijke categorieën:

Neon — databasehosting (PostgreSQL)
Vercel — hosting van de applicatie, bestandsopslag (Blob) voor o.a. bonnen, pdf’s en logo’s, en Vercel Analytics (bezoekersstatistieken zonder advertentiecookies)
Resend — verzenden van e-mail (account, facturen, offertes, herinneringen)
OpenAI — ondersteunende analyse/extractie van geüploade bonnen en factuur-pdf’s. Als data sharing is ingeschakeld, kan OpenAI die invoer en uitvoer gebruiken om modellen te verbeteren.
Cloudflare Turnstile — bot-/fraudebescherming bij registratie, inloglink, wachtwoord-reset en demo-start
EU VIES — validatie van btw-nummers
Frankfurter / ECB-koersen — wisselkoersen voor bedragen in vreemde valuta

Daarnaast kunnen e-mailontvangers (bijvoorbeeld jouw klanten) gegevens ontvangen die jij via de Dienst laat versturen. Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

5. Doorgifte buiten de EER

Sommige verwerkers (met name OpenAI en mogelijk andere infrastructuurpartners) kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Waar dat gebeurt, treffen wij passende waarborgen, bijvoorbeeld standaardcontractbepalingen of een vergelijkbaar wettelijk mechanisme, voor zover van toepassing.

6. Bewaartermijnen

Account- en sessiegegevens bewaren wij zolang je account actief is en daarna zo kort als redelijkerwijs nodig voor beveiliging, support of geschillen.
Administratiegegevens (facturen, uitgaven, bijlagen) bewaren wij zolang de administratie bestaat. Jij bent als ondernemer zelf verantwoordelijk voor de wettelijke bewaarplicht (doorgaans zeven jaar). Cijfera bewaart geen schaduwarchief nadat jij een administratie of je account laat wissen.
Een administratie verwijderen kan via Instellingen → Team: alle gegevens van díé administratie worden gewist; je account blijft bestaan.
Je account verwijderen kan via Instellingen → Account, of via privacy@cijfera.nl. Wij wissen je inloggegevens. Administraties waarvan jij de enige eigenaar én het enige lid bent, worden volledig gewist. Administraties met andere leden blijven bestaan; draag daar eerst het eigendom over. Een verwerkersovereenkomst (DPA) is op aanvraag beschikbaar via privacy@cijfera.nl.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals hashing van wachtwoorden, ondersteuning van tweefactorauthenticatie, sessiebeheer en toegangsbeperkingen op organisatieniveau. Absolute veiligheid kan niemand garanderen; meld vermoedelijke incidenten zo snel mogelijk via privacy@cijfera.nl.

8. Cookies en vergelijkbare technieken

Noodzakelijke cookies — voor inloggen en sessiebeheer (Better Auth-sessiecookies). Zonder deze cookies werkt de Dienst niet.
Vercel Analytics — anonieme of geaggregeerde bezoekersstatistieken, alleen als je daar via de cookiebanner toestemming voor geeft. Geen advertentiecookies. Je keuze staat een jaar in de cookie cijfera_analytics.
Wij gebruiken geen advertentie- of trackingcookies van derden voor marketingdoeleinden.

9. Jouw rechten

Onder de AVG kun je — afhankelijk van de situatie — verzoeken om:

inzage in je persoonsgegevens;
rectificatie van onjuiste gegevens;
wissen van gegevens (“recht op vergetelheid”);
beperking van de verwerking;
overdraagbaarheid van gegevens;
bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Stuur je verzoek naar privacy@cijfera.nl. Wij reageren binnen de wettelijke termijnen. Ben je het niet eens met onze afhandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Voor gegevens van jouw klanten of leveranciers die jij in Cijfera beheert, richt je verzoeken in eerste instantie tot jouw organisatie als verwerkingsverantwoordelijke. Wij ondersteunen je waar nodig als verwerker.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als de Dienst of wetgeving verandert. De datum “laatst bijgewerkt” bovenaan geeft de meest recente versie aan. Bij materiële wijzigingen informeren wij je waar dat redelijk is (bijvoorbeeld via de Dienst of e-mail).

11. Contact

Vragen over privacy of deze verklaring? Mail privacy@cijfera.nl. Zie ook onze algemene voorwaarden.

Deze tekst is bedoeld als duidelijke informatie over onze gegevensverwerking. Voor specifieke juridische vragen kun je een deskundige raadplegen.