Cijfera
← Terug naar home

Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 10 augustus 2026

Deze privacyverklaring beschrijft hoe LV IT-Services (“wij”, “ons”) persoonsgegevens verwerkt in verband met de dienst Cijfera (“Cijfera” of “de Dienst”). Wij verkopen je gegevens niet.

1. Wie wij zijn

Verwerkingsverantwoordelijke voor account- en gebruikersgegevens:

Voor de persoonsgegevens van jouw klanten, leveranciers en overige administratiegegevens die jij in Cijfera opslaat of laat verwerken, ben jij in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke. LV IT-Services treedt daarbij op als verwerker en verwerkt die gegevens uitsluitend ten behoeve van het leveren van de Dienst.

2. Welke gegevens wij verwerken

Account- en authenticatiegegevens

  • Naam en e-mailadres
  • Wachtwoord (uitsluitend als hash; nooit in leesbare vorm)
  • Optionele tweefactorauthenticatie (TOTP-geheim en back-upcodes)
  • E-mailverificatie- en wachtwoordresetgegevens

Organisatie- en bedrijfsgegevens

  • Bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-identificatienummer, IBAN, adres, telefoonnummer, logo en factuurinstellingen
  • Teamleden, rollen (eigenaar, beheerder, accountant) en uitnodigingen

Administratie- en bedrijfsinhoud

  • Klant- en contactgegevens (naam, adres, e-mail, KvK, btw-nummer, notities)
  • Facturen, offertes, terugkerende facturen, creditnota’s, betalingsregistraties en bijbehorende pdf’s/bijlagen
  • Uitgaven, bonnen/pdf’s en categorisering
  • Documenten in het archief en audit-/gebeurtenislogs

Technische en beveiligingsgegevens

  • Sessiegegevens, waaronder IP-adres en user-agent, en actieve-organisatiecontext
  • Beveiligings- en gebruiksgegevens die nodig zijn om de Dienst te laten functioneren
  • Optioneel: Cloudflare Turnstile-gegevens bij registratie (fraudepreventie)

Communicatie

  • E-mails die wij namens jou of aan jou versturen (bijvoorbeeld facturen, offertes, herinneringen, digests en accountberichten)

3. Doelen en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Uitvoering van de overeenkomst — accountbeheer, leveren van boekhoud- en facturatiefuncties, teamtoegang, exportmogelijkheden
  • Gerechtvaardigd belang — beveiliging, fraudepreventie, storingsanalyse en productverbetering (zonder trackingcookies of advertentieprofielen)
  • Wettelijke verplichting — waar van toepassing, bijvoorbeeld medewerking aan bewaarplichten of verzoeken van bevoegde autoriteiten
  • Toestemming — waar de wet dat vereist of waar wij je uitdrukkelijk om toestemming vragen

4. Derden en verwerkers

Voor het leveren van de Dienst maken wij gebruik van dienstverleners. Belangrijke categorieën:

  • Neon — databasehosting (PostgreSQL)
  • Vercel — hosting van de applicatie en bestandsopslag (Blob) voor o.a. bonnen, pdf’s en logo’s
  • Resend — verzenden van e-mail (account, facturen, offertes, herinneringen)
  • OpenAI — ondersteunende analyse/extractie van geüploade bonnen en factuur-pdf’s
  • Cloudflare Turnstile — optionele bot-/fraudebescherming bij registratie
  • EU VIES — validatie van btw-nummers
  • Frankfurter / ECB-koersen — wisselkoersen voor bedragen in vreemde valuta

Daarnaast kunnen e-mailontvangers (bijvoorbeeld jouw klanten) gegevens ontvangen die jij via de Dienst laat versturen. Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden.

5. Doorgifte buiten de EER

Sommige verwerkers (met name OpenAI en mogelijk andere infrastructuurpartners) kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Waar dat gebeurt, treffen wij passende waarborgen, bijvoorbeeld standaardcontractbepalingen of een vergelijkbaar wettelijk mechanisme, voor zover van toepassing.

6. Bewaartermijnen

  • Account- en sessiegegevens bewaren wij zolang je account actief is en daarna zo kort als redelijkerwijs nodig voor beveiliging, support of geschillen.
  • Administratiegegevens (zoals facturen en uitgaven) kunnen langer bewaard blijven vanwege wettelijke bewaarplichten in Nederland (doorgaans tot zeven jaar). Uitgegeven facturen worden niet zomaar hard verwijderd.
  • Wil je je account laten verwijderen of wissen? Doe dit via Instellingen → Account, of mail privacy@mail.cijfera.nl. Wij beoordelen je verzoek en houden rekening met wettelijke bewaarplichten. Een volledige verwerkersovereenkomst (DPA) voor jouw administratiegegevens is op aanvraag beschikbaar en dient vóór commercieel gebruik juridisch te worden afgerond.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals hashing van wachtwoorden, ondersteuning van tweefactorauthenticatie, sessiebeheer en toegangsbeperkingen op organisatieniveau. Absolute veiligheid kan niemand garanderen; meld vermoedelijke incidenten zo snel mogelijk via privacy@mail.cijfera.nl.

8. Cookies en vergelijkbare technieken

  • Noodzakelijke cookies — voor inloggen en sessiebeheer (Better Auth-sessiecookies). Zonder deze cookies werkt de Dienst niet.
  • Wij gebruiken geen advertentie- of trackingcookies van derden voor marketingdoeleinden.

9. Jouw rechten

Onder de AVG kun je — afhankelijk van de situatie — verzoeken om:

  • inzage in je persoonsgegevens;
  • rectificatie van onjuiste gegevens;
  • wissen van gegevens (“recht op vergetelheid”);
  • beperking van de verwerking;
  • overdraagbaarheid van gegevens;
  • bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.

Stuur je verzoek naar privacy@mail.cijfera.nl. Wij reageren binnen de wettelijke termijnen. Ben je het niet eens met onze afhandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Voor gegevens van jouw klanten of leveranciers die jij in Cijfera beheert, richt je verzoeken in eerste instantie tot jouw organisatie als verwerkingsverantwoordelijke. Wij ondersteunen je waar nodig als verwerker.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als de Dienst of wetgeving verandert. De datum “laatst bijgewerkt” bovenaan geeft de meest recente versie aan. Bij materiële wijzigingen informeren wij je waar dat redelijk is (bijvoorbeeld via de Dienst of e-mail).

11. Contact

Vragen over privacy of deze verklaring? Mail privacy@mail.cijfera.nl. Zie ook onze algemene voorwaarden.

Deze tekst is bedoeld als duidelijke informatie over onze gegevensverwerking. Voor specifieke juridische vragen kun je een deskundige raadplegen.